Voor het eerst werken duizenden zorgmedewerkers, verspreid door de hele keten, vanuit één elektronisch dossier. Rivas Zorggroep had in april 2014 de primeur met het keten-EPD. “Het was spannend om de eerste te zijn, maar we zijn ontzettend blij dat we deze stap hebben gezet”, zegt programmamanager Roger van Driel.
Elke behandelaar heeft altijd en overal een compleet en actueel beeld van de patiënt en tijdens het preoperatieve proces wordt direct alle nazorg ingepland. Het zijn twee van de vele voordelen die Rivas Zorggroep met het keten-EPD werkelijkheid heeft gemaakt. “Door het ketendossier zijn wij in staat doelmatiger te werken en meer, betere en efficiëntere zorg te leveren”, vat Roger van Driel het resultaat van de werkomslag samen. Als programmanager was hij binnen Rivas verantwoordelijk voor de overgang naar het keten-EPD. “Als je het goed aanpakt, verschilt de implementatie van een ketendossier niet van een ziekenhuisbrede EPD-uitrol.”
Zoektocht leidt naar partner
Rivas Zorggroep startte in de zomer van 2012 de zoektocht naar een partner om optimale ketenzorg te leveren. Van Driel: “We wilden één geïntegreerd systeem voor de ruim zesduizend medewerkers van Rivas, maar geen enkele leverancier ondersteunde cure én care. ‘Cure-specialist’ ChipSoft wilde deze uitdaging graag met ons aangaan en liet dit blijken met een geslaagde ‘proof of concept’ aan de hand van een uitgebreide patiëntcasus. Met hun EPD HiX bleek ChipSoft de oplossing te bieden die wij zochten en daarna ging het snel. Acht maanden na de start van de implementatie namen we het keten-EPD in gebruik.”
Om de implementatie en livegang soepel te laten verlopen, verrichtte Rivas veel voorbereidingswerk binnen de organisatie. “Het is een randvoorwaarde voor een geslaagde livegang dat alle neuzen dezelfde kant op staan”, blikt Van Driel terug. “Ruim voor de implementatie hielden we een ‘specificatiefase’ met 80 medewerkers vanuit alle geledingen. We legden alle werkprocessen, wensen en aandachtspunten naast elkaar en zochten gezamenlijk naar de beste uniforme oplossing. Dit leverde veel rust en tijdwinst op in de implementatiefase.”
Eenduidige werkwijze
Orthopeed Frank van Oosterhout was als medisch programmamanager nauw betrokken bij het project. Als concrete uitkomst van de uitvoerige voorbereiding noemt hij de decubituszorg. “Binnen Rivas werd met 32 verschillende decubitusformulieren gewerkt. Door alle koppen bijeen te steken, hebben we dit teruggebracht tot één uniform formulier. Iedereen hanteert nu exact dezelfde decubituswerkwijze. Zo hebben we dat op alle terreinen gedaan. HiX faciliteert en ondersteunt de eenduidigheid in werkprocessen en uitvoering.”
Van Oosterhout voegt hieraan toe dat zorginstellingen niet moeten verwachten dat alle voordelen direct vanaf dag één zichtbaar zijn. “Je kunt het vooraf nog zo goed uitleggen en de juiste verwachtingen scheppen, pas als gebruikers in de praktijk dagelijks met een nieuw systeem aan de slag gaan, blijkt hoe ze er écht op reageren. Sommige medewerkers hebben gewoon even tijd nodig. Dat is heel normaal, maar je moet er wel rekening mee houden. Bijvoorbeeld door ook na de livegang tijd vrij te maken voor scholing. De voordelen van HiX versnellen dit gewenningsproces wel. Dat motiveert medewerkers om de nieuwe werkwijze zo snel mogelijk onder de knie te krijgen.”
Schotten zijn weg
Die voordelen ervaarden de Rivas-medewerkers al snel, vult Roger van Driel aan. “De schotten tussen de afdelingen en ketenonderdelen zijn weg. Of het nu gaat om onze medewerkers in de thuiszorg, in het Beatrixziekenhuis, de kraamverzorgers of de jeugdzorgmedewerkers: iedere geautoriseerde behandelaar profiteert ervan dat relevante patiëntinformatie direct bekend is. En ze plannen direct door de hele keten zorg en hulpmiddelen voor de patiënt in. Dit alles zonder telefonische of papieren overdrachten, maar overzichtelijk en gestructureerd in HiX. Alle schakels sluiten nu naadloos op elkaar aan.”
Zorg van de toekomst
Met de inzet van het patiëntenportaal binnen HiX maakt Rivas Zorggroep de patiënt bovendien deelgenoot van zijn (keten)behandeling. De zorgkoepel maakt onder meer afspraken, uitslagen en medische gegevens online beschikbaar en stelt patiënten in staat vragenlijsten in te vullen en dagboeken bij te houden. Hierdoor neemt de patiënttevredenheid verder toe en worden zorgverleners ontlast. Zo draagt HiX op alle vlakken bij aan doelmatige, patiëntgerichte, efficiënte en kwalitatief goede zorg. Van Driel: “Meerdere zorginstellingen hebben al geïnformeerd naar onze ketenaanpak. Die laten we graag zien, want het keten-EPD is de toekomst en dé manier om de patiënt de regie te geven.”
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met communicatie@chipsoft.nl.
