De uitbraak van het coronavirus heeft een enorme impact op de zorgsector. Ook in Ziekenhuis Geel is het alle hens aan dek om de veiligheid en goede zorg van alle patiënten te verzekeren. Desondanks wordt ook te midden van de coronadrukte het nieuwe EPD 'HiX' verder geïmplementeerd. Lees welke uitdagingen dat met zich meebrengt.
Samen sterk
De zorgsector in de Kempense regio, waarvan Ziekenhuis Geel een belangrijke spil uitmaakt, krijgt het hard te verduren. "In verhouding tot hun grootte behoren de Kempense ziekenhuizen tot de zorginstellingen die de meeste coronapatiënten opvangen," vertelt verpleegkundig directeur Walter Claessens. "Zij hebben zich perfect voorbereid in overleg met elkaar en met de huisartsen. Wat extra opvalt in deze crisisperiode, is de goede samenwerking tussen alle Kempenaars, die ervoor zorgt dat iedere patiënt dezelfde garantie heeft op topzorg."
Ziekenhuis Geel zet maximaal resources en personeel in voor de zorg van coronapatiënten. "Ondertussen zijn er vier eenheden in gebruik voor COVID-19-patiënten, waaronder één afdeling Intensieve zorgen," legt Claessens uit. "We hebben bijkomende voorzorgsmaatregelen genomen: er werd een strikte scheiding gemaakt tussen COVID-19 en niet-COVID-19."
Implementatie gaat op de achtergrond door
Ziekenhuis Geel implementeert momenteel ziekenhuisbreed het geïntegreerd elektronisch patiëntendossier 'HiX' van ChipSoft. "Met HiX hebben we gekozen voor een softwareplatform dat de huidige en toekomstige evoluties in de zorgsector nauwgezet opvolgt en daar ook de gepaste oplossingen voor aanbiedt."
De coronacrisis heeft natuurlijk ook gevolgen voor de implementatie, waar Ziekenhuis Geel middenin zit. De projectleiding begreep dat een nieuw plan van aanpak nodig was. "De normale projectwerking is door de uitbraak van COVID-19 onmogelijk gemaakt," legt Claessens uit, "enerzijds door het gebrek aan tijd vanwege de energie die vereist is om deze crisis het hoofd te bieden, anderzijds vanwege de maatregelen die uitgevaardigd zijn door de overheid waardoor klassiek overleg en opleiding niet meer mogelijk zijn."
Projectfasering
Tijdens de inventarisatiefase legt het projectteam het implementatieplan vast en worden projectmedewerkers met opleidingen klaargestoomd voor hun rol in het traject. Daaropvolgend komt de implementatiefase, waarin werkgroepen hun processen doorlopen en de standaard content daarop sjabloneren. Tijdens de integratie-/testfase worden alle werkprocessen integraal getest. Met de 'freeze' kunnen tijdelijk geen wijzigingen meer worden aangebracht in de ziekenhuisspecifieke inrichting. Vervolgens worden de eindgebruikers opgeleid in de opleidingsomgeving, die een exacte kopie is van het systeem zoals het in gebruik zal worden genomen. Na de livegang volgt nog de nazorgfase. ChipSoft biedt support aan de beheerders van het ziekenhuis zodat de software optimaal gebruikt kan worden.
Projectvoeren via Skype
Er stonden voor Ziekenhuis Geel nog enkele projectopleidingen op de planning toen de maatregelen ingingen. "In overleg met ChipSoft werd nagegaan welke opleidingen en werkgroepen eventueel nog wel kunnen plaatsvinden via Skype", zegt Claessens. "Op deze wijze hebben we de opleidingen die gepland stonden tot op heden nog kunnen afwerken." "Het vergde enige organisatie, maar dankzij het aanpassingsvermogen van het ziekenhuis en de assistentie van onze afdelingen IT-beheer en Opleidingen, verliep alles vlot," vult Tamara Mast, assistent-projectleider van ChipSoft, aan.
Ze schetst hoe de implementatiefase verloopt. "Elke ChipSoft-consultant betrokken bij de implementatie heeft een eigen vakgebied en legt aan een kleine werkgroep van beheerders en key-users van het ziekenhuis de ondersteuning in HiX stapsgewijs uit. Aan de hand van een testscript of interne casus wordt het proces doorlopen en worden ziekenhuisspecifieke werkwijzen in HiX uitgelegd. Dat gebeurt normaal gezien in het ziekenhuis tijdens de projectdagen." Deze worden nu op afstand georganiseerd via een remote verbinding.
Blijven vooruitgaan
Tijdens een wekelijks telefonisch overleg wordt de stand van zaken besproken. Claessens: "Samen stelden we een aangepast programma op, dat we telkens opnieuw aftoetsen." "Zowel ChipSoft als Ziekenhuis Geel willen voortgang blijven boeken. Dat getuigt in mijn ogen van veel inzet en doorzettingsvermogen," onderstreept Mast. "De flexibiliteit die het ziekenhuis hierbij aan de dag legt, maakt het mogelijk de achterstand zo veel mogelijk te beperken. Sommige werkgroepen worden nu bijvoorbeeld naar voren geschoven, terwijl andere noodgedwongen uitgesteld worden. Niet alle werkgroepen hebben om dit moment de tijd of ruimte om zich bezig te houden met de projectdagen."
"Het projectteam bewaakt de continuïteit door regelmatig contact te hebben met de leden van werkgroepen die wel kunnen doorwerken," vult Claessens aan. "Zo wordt hun planning en voortgang opgevolgd. Bij vragen of moeilijkheden gaan we eerst uitzoeken of we intern de antwoorden hebben. Als dat niet het geval is, dan nemen we contact op met de ChipSoft-consultants die ons verder helpen."
Ondersteuning
De projectsite is hét platform dat beide partijen gebruiken voor de projectopvolging. Mast: "Op de projectsite worden actiepunten geregistreerd per werkgroep. Daarnaast zijn er bij elke werkgroep ook specifieke documenten terug te vinden, zoals testscripts en handleidingen. Om de werkgroepen wat sterker aan te sturen, hebben we onze consultants gevraagd om 'huiswerk' op de projectsite te zetten." De site helpt het ziekenhuis ook verder met de inrichting van de software. "Intern gaan we de tijdens projectdagen besproken modules verder inrichten aan de hand van de voorbereidingen die zijn voorgesteld op de SharePoint-projectsite van ChipSoft," legt Claessens uit.
Inzet en samenwerking
"Momenteel is het moeilijk om in te schatten of de geplande livegangdatum behouden blijft," besluit Mast. "We kijken het week per week aan. Als er meer duidelijkheid is vanuit de overheid betreffende de voorzorgsmaatregelen en de tijdslijn, finaliseren we samen met het ziekenhuis de planning. Door het intense contact tussen Ziekenhuis Geel en ChipSoft kunnen we toch op een prettige manier verder werken aan dit mooie project. Dat is alleen maar mogelijk dankzij de inzet van het ziekenhuis en de bereidheid van onze consultants om zich aan te passen. Ik ben iedereen dan ook heel dankbaar voor hun onschatbare bijdragen."
