De implementatie van een geïntegreerd elektronisch patiëntendossier (EPD) is voor ziekenhuizen een grote onderneming. Het is een traject dat veel tijd en energie vraagt van alle medewerkers, maar het uiteindelijke resultaat brengt vele voordelen met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan efficiëntere werkprocessen, tijdsbesparing en grotere patiëntveiligheid. In dit artikel worden enkele onderdelen van het implementatietraject besproken die fungeren als zeer belangrijke succesfactoren voor een geslaagde uitrol van een nieuw EPD. Vanzelfsprekend dragen echter alle stappen en aspecten bij aan een optimale uitkomst van de EPD-implementatie.
Goede voorbereiding als sterke basis voor EPD-implementatie
De voorbereidingsfase vormt het fundament van een succesvolle implementatie. Een belangrijke succesfactor is de afstemming van het ziekenhuis op het nieuwe EPD en vice versa. Daarom is het van belang dat de hele zorginstelling wordt geïnventariseerd. Welke werkprocessen bestaan reeds en welke moeten worden geharmoniseerd of herzien? Op die manier wordt de werking van het ziekenhuis zo goed mogelijk in kaart gebracht. De implementatie van een elektronisch patiëntendossier zal onvermijdelijk de manier veranderen waarop het ziekenhuis functioneert. Met een goede aansluiting van de werkprocessen in het EPD op de praktijk wordt de organisatie echter op de beste manier voorbereid op de ingebruikname van de software.
Puntjes op de 'i' in de testfase
Ook de testfase is een cruciale stap tijdens het implementatietraject. Tijdens testdagen gaat het ziekenhuis samen met de softwareleverancier aan de hand van testscripts na of de reeds gemigreerde data correct overgebracht zijn en of de software in de praktijk correct werkt. Zowel de functionaliteiten zelf als de conversie worden uitgebreid doorgetest. Eventuele issues zullen tijdens deze fase naar de oppervlakte komen. Nadien wordt de software gefinetuned zodat het EPD de zorgprocessen optimaal ondersteunt.
Opleiden van medewerkers
Een goede voorbereiding op de ingebruikname van het EPD is pas volledig met een diepgaande opleiding van de project- en supportmedewerkers. Zij vormen de voornaamste schakel tussen de eindgebruikers en de software(leverancier). Met goed geïnformeerde support- en beheermedewerkers zorgt het ziekenhuis ervoor dat eindgebruikers optimaal bijgestaan worden bij vragen, issues en wensen.
Fieke Vermeer, projectleider tijdens het EPD-implementatietraject van ziekenhuisgroepen ZNA en GZA: "Om de projectmedewerkers goed te ondersteunen, worden ze met verschillende opleidingen voorbereid op hun rol. Zo volgen de projectleiding en de werkgroepvoorzitters bijvoorbeeld een opleiding projectvoering om de projectmethodiek te verzekeren."
Communicatie is key
Wim Niewold, CNIO van ZNA, vat het goed samen: "We gaan niet gewoon een patiëntendossier implementeren, maar een hele nieuwe manier van werken. Daarvoor moeten we onze collega's motiveren." Een continue, duidelijke tussentijdse communicatie is dan ook de grootste succesfactor van het implementatieproject. De goede samenwerking van alle leden van het projectteam draagt ertoe bij dat iedereen op de hoogte is van de actuele status en dat er snel geschakeld kan worden. Door aandacht te besteden aan medewerkers en leidinggevenden en helder te communiceren over de status van het project, kan iedereen zich goed voorbereiden op de volgende stappen. De projectplanning is het uitgangspunt voor de opvolging en eventuele bijsturing van het EPD-implementatietraject, steeds in onderling overleg.
