7 september 2022 -
Dr. Frederic De Meulder, medisch diensthoofd pediatrie bij GZA Ziekenhuizen, motiveerde en ondersteunde zijn dienst tijdens het implementatietraject van elektronisch patiëntendossier (EPD) HiX. Hij kijkt terug op deze periode en deelt zijn ervaringen als arts.
Voorbereid aan de slag met nieuwe EPD
"De omschakeling naar EPD HiX stond natuurlijk al langer op de agenda. In de weken voor de go live probeerde ik op de dienst vooral te werken rond bewustwording. Vanaf het moment dat de opleidingen beschikbaar waren, heb ik alle kinderartsen aangemoedigd om die zo snel mogelijk te volgen. Nadien organiseerden we naast de klassieke stafvergaderingen wekelijks een extra vergadering, om zaken die we geleerd hadden in de opleidingen samen te bespreken en af te toetsen. Doordat we de oefenomgeving ook al konden ontdekken, zijn collega's zelf dingen beginnen uittesten en was de interesse aangewakkerd om de werking van het nieuwe EPD onder de knie te krijgen. Deze verschillende zaken zorgden ervoor dat onze dienst redelijk goed was voorbereid op de livegang van HiX."
Gestroomlijnd op verschillende vlakken
"Enkele voordelen van HiX zijn meteen zichtbaar. Zo hebben we een beter en meer gestructureerd overzicht en is er minder dubbele informatie. Gegevens moeten slechts één keer ingegeven worden en stromen nadien automatisch door. Dat is toch een luxe die we voorheen niet kenden. Alle informatie is gecentraliseerd in één dossier: wat betreft administratie en afhandeling is dat een belangrijk voordeel voor onze dienst. De nieuwe manier van werken moet nog meer een gewoonte worden, maar op vlak van efficiëntie in het dossier denk ik dat we er zeker op vooruit zijn gegaan.
Verder hebben we op lokaal niveau, campusniveau, ziekenhuisniveau en op netwerkniveau heel veel stromen geharmoniseerd. Dat vind ik onwaarschijnlijk goed en daar kan je als diensthoofd alleen maar van dromen. Je gaat naar een betere basiszorg, omdat je de zorgprocessen op eenzelfde manier inricht."
Het moment van de waarheid
"De livegang was een spannende dag waar iedereen al lang naartoe leefde. Ik had zelf eerder een worst-case scenario in mijn hoofd, maar op het moment dat de knop werd ingedrukt, was ik eigenlijk aangenaam verrast. De meerderheid van het medisch dossier stond klaar en we konden meteen aan de slag om zaken te organiseren. Ik spreek natuurlijk wel voor een dienst die weinig afhankelijk is van andere issues en waar minder flows aanwezig zijn. Op de meer procesmatige diensten verliep het wat stroever en ik kan me voorstellen dat je op dat moment minder enthousiast bent. Maar over het algemeen vond ik dat het bij ons goed gegaan is. Er heerste een positieve sfeer en ik vond het eerlijk gezegd gezellig werken."
Spectaculaire stunt
"Ik zeg soms tegen collega's die minder positief zijn over deze verandering dat ze eens moeten stilstaan bij wat er precies gebeurd is. Men vergeet soms dat we op één dag alle patiëntinformatie overgebracht hebben naar een andere software én dat een kleine 5000 medewerkers, verdeeld over 3 campussen, tegelijkertijd die software in gebruik genomen hebben. Ik vind dat heel indrukwekkend. Natuurlijk hebben we momenteel nog te maken met enkele kinderziektes, maar het zou abnormaal zijn als alles op één dag perfect was geweest. Bovendien vind ik het bewonderenswaardig om te zien hoe het ziekenhuis na een aantal weken al draait. Drie miljoen dossiers werden getransfereerd en met 2 kliks heb je één van die dossiers op je scherm. Dat hele gebeuren vind ik toch een spectaculaire stunt."
Dr. Frederic De Meulder, medisch diensthoofd pediatrie bij GZA Ziekenhuizen